La Planificación

Es el proceso que se sigue para establecer metas, elegir los medios más apropiados y determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos antes de emprender acción. 

Importancia que tiene la Planificación

La planificación es netamente importante y deseable ya que propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

Naturaleza de la Planificación

Al diseñar un ambiente para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es asegurarse de que todos comprendan los propósitos y objetivos del grupo y sus métodos para lograrlos. Para que el esfuerzo de grupo sea eficaz, las personas deben saber lo que se espera de ellas. La planeación incluye seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones.

La naturaleza esencial de la Planeación se resalta al examinar sus cuatro aspectos principales:

1)    La contribución de la Planeación a los propósitos y objetivos: Cada plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa.

    2)    La supremacía de la Planeación: Puesto que las operaciones administrativas en la Organización, Integración de personal, Dirección y Control se han diseñado para respaldar el logro de los objetivos de la empresa, es lógico que la Planeación preceda a la ejecución de todas las otras funciones administrativas.

    3)    Generalización de la Planeación: La Planeación es una función de todos los jefes, desde los presidentes hasta los supervisores, todos hacen planes. Aunque los altos ejecutivos elaboran los planes para la dirección general de la empresa, los jefes de todos los niveles tienen que preparar los suyos para que contribuyan a las metas globales de la organización.

    4)    La Eficiencia de los Planes: Los planes son eficientes si logran su propósito a un costo razonable, cuando éste se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción, sino también por el grado de satisfacción grupal o individual. Algunos intentos de instalar programas de evaluación y desarrollo administrativo han fracasado debido al resentimiento del grupo contra los métodos usados.

Objetivos de la Planificación

El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. Para que esto funcione perfectamente existen:

 

Objetivos a corto plazo: Son objetivos que nos planteamos con el fin de cumplirlos en un corto período de tiempo. Estos objetivos se centran en las actividades del día a día.

 

Objetivos a mediano plazo: Aquellas cuya realización se encuentra en un futuro próximo, pero más lejano que el de las metas de corto plazo. Se refieren a los planes de acción mensuales.

 

Objetivos a largo plazo: Es el conjunto de actuaciones que contempla la empresa para alcanzar sus objetivos, en un largo periodo de tiempo. Se centran en los resultados de las revisiones anuales.

Los Principios de la Planificación

                                       

Para que la planificación sea efectiva, es preciso tener en consideración los siguientes principios:

Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable y se debe adaptar a la realidad; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse.

Objetividad y cuantificación: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilistas, etc.

Flexibilidad: La inflexibilidad de los planes atenta con su efectividad, ya que si el plan es estático y no se adapta a los cambios, la planificación se rigidiza, pierde validez y se hace inoperante.

Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos.

Compromiso: Los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos los que intervienen en el proceso y así favorecer su cumplimiento.

Contribución: Los planes deben estar debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central. La planificación falla por sus propios errores, por un exceso

Ver la necesidad de un plan: Aunque obvio, el primer paso obligado es el darse cuenta o convencerse de la necesidad de un plan, es decir, hacer algo con antelación y que hay que actuar para lograr algún objetivo.

Considera los problemas que se podrían plantear si no se hace nada, calcular los riesgos, estudiar las limitaciones (humanas, financieras, de capacidad, materiales, etc.) y los posibles beneficios, así como evaluar los diversos planes posibles y el modo de realizarlos antes de tomar alguna decisión.

Elementos que conforman el planteamiento estratégico de la empresa

La planeación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

Los elementos que lo conforman son:

Misión: Es el propósito o motivo por el cual existe la empresa.

Visión: Es el enunciado del estado deseado en el futuro para la organización.

Valores: Son el conjunto de prácticas y creencias que son la razón de ser de la organización y representan su compromiso ante la sociedad.

Presupuestos: Son indispensables al planear, ya que a través de estos proyectan, en forma cuantificada, los recursos que requiere la organización para cumplir con sus objetivos.

Políticas: Son un conjunto de directrices que establecen normas, procedimientos y comportamientos que deben llevar los empleados.

Programas: En ellos se detallan el conjunto de actividades, responsables y tiempos necesarios para llevar a cabo las estrategias.

Objetivos estratégicos: Son los resultados específicos que se desean alcanzar.

Estrategias: Son los cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos.

Tipos de Planificación

PLANIFICACIÓN NORMATIVA O TRADICIONAL:

Está basada en una serie de lineamientos y normas acordadas por los miembros y terceros involucrados en el objetivo a realizar.

PLANIFICACIÓN SITUACIONAL:

Este tipo de planificación lleva a través de la acción por instancias de discusión, cálculos y análisis de los actores de una organización a revertir situaciones presentes en un sistema encaminado a determinar el futuro deseado.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:

La planeación estratégica es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo plazo.

PLANIFICACIÓN TÁCTICA OPERACIONAL:

La planificación táctica operacional es la responsable de crear metas y condiciones para que las acciones establecidas en la planificación estratégica sean alcanzadas.